Een aanbesteding in Noord-Holland Noord - Hoe werkt dat?

Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO)

Wij houden bij onze inkopen rekening met mens, natuur en milieu. Dit verwachten wij ook van u en uw offerte. Ook maken we bij bepaalde aanbestedingen afspraken over het creëren van arbeidsplaatsen, leerwerk- en stageplekken voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Dit heet Social Return on Investment (SROI).

Gezamenlijke regionale inkoopvoorwaarden

Om het u als ondernemer makkelijker te maken, gebruiken wij dezelfde inkoopvoorwaarden:

• Gemeentelijke Inkoopvoorwaarden bij IT (GIBIT)
• UAV en UAV GC voor gebouw, grond-, weg- en waterbouw
• VNG inkoopvoorwaarden voor overige leveringen en diensten, inclusief addendum voor Noord-Holland Noord

Zelfstandig of samen met een andere ondernemers?

U kunt zelfstandig of samen met andere ondernemers een offerte uitbrengen door een combinatie te vormen of gebruik te maken van een onderaannemer. Bijvoorbeeld als u niet kunt voldoen aan de eisen en voorwaarden.

• 1-op-1 procedure: we vragen één ondernemer om een offerte uit te brengen.
• Meervoudig onderhandse procedure: we vragen aan meerdere ondernemers om een offerte uit te brengen.
• Nationale of Europese procedure: we doen een algemene aankondiging binnen Nederland of Europa. Iedere ondernemer die voldoet aan de eisen, kan en mag inschrijven.

Wij moeten opdrachten boven een bepaald drempelbedrag Europees aanbesteden. Waar mogelijk nodigen we bij kleinere opdrachten zowel ondernemers binnen als buiten de regio uit. Dit omdat de regio voor ons van belang is en wij een gezonde concurrentie belangrijk vinden.

Alle nationale en Europese aanbestedingen kunt u terugvinden op TenderNed. Afhankelijk van de organisatie schrijft u in via TenderNed of via een ander aanbestedingsplatform zoals Mercell. Via deze platformen verlopen vaak ook de meervoudige procedures.

Voorbereiding

• Verdiep u in de overheidsorganisatie en de opdracht. Hoe ziet het beleid eruit? Is het een stad of juist een plattelandsgemeente? Hoe ziet de samenleving eruit? Wat zijn de doelstellingen van de opdracht?
• Stel vragen en doe actief suggesties over zaken die onduidelijk zijn of beter kunnen in de aanbestedingsprocedure. Dit kan tijdens de vragenronde, ook wel de ‘nota van inlichtingen’ genoemd.

Uw offerte

• Toon aan wat u onderscheidt van de andere inschrijvers, maar houd rekening met wat er gevraagd wordt.
• Verplaats u in de beoordelaars. Weet wat de rol en functie is van de beoordelaars en stem uw offerte hierop af.
• Laat de stukken ondertekenen door iemand die aantoonbaar tekenbevoegd is.
• Zorg dat u op tijd in het bezit bent van alle gevraagde bewijsmiddelen. Bijvoorbeeld de gedragsverklaring aanbesteden (GVA) en een verklaring van de Belastingdienst. Het kan 8 weken duren voordat u de GVA krijgt.
• Controleer of uw inschrijving compleet is. Als een inschrijving niet compleet is, mogen wij deze meestal niet meenemen in de beoordeling.
• Lever uw inschrijving op tijd in, maar wel pas na de vragenronde.

Evaluatie

• Leer van gelopen aanbestedingen door na afloop het proces met ons te evalueren. Doe dit ook als u de aanbesteding niet heeft gewonnen.

Tips voor de contractperiode

• Blijf tijdens de contractperiode op de hoogte van relevantie ontwikkelingen en pas deze toe op de opdracht. Bijvoorbeeld op het gebied van duurzaamheid, digitalisering en lokale beleidsontwikkelingen.
• Geef proactief feedback om zo de samenwerking te verbeteren. Meld het ook als er problemen zijntijdens de uitvoering of als zaken niet gaan zoals afgesproken.

Ga voor meer informatie over inkoop en aanbesteden naar het Ondernemersplein en de website van de betreffende overheidsorganisatie.