472050 RIB vragen en antwoorden Cocensus

Aan de leden van de gemeenteraad

Aanleiding

In de commissie Bestuur en Middelen van 27 januari 2025 heeft de wethouder Financiën toegezegd om nieuwe en herhaalde vragen over de GR Cocensus eerst met deze organisatie te bespreken.
Daarna zouden de vragen in het tweede kwartaal van 2025 schriftelijk worden beantwoord. Omdat de vergadering het Algemeen bestuur van Cocensus in juni 2025 niet doorging, is de beantwoording van de vragen wat later dan gepland.

Met deze RIB wordt de raad geïnformeerd over de gestelde vragen.

Vraag 1. Techniek en digitalisering: de commissie is het ermee eens dat dit nodig is en kan helpen bij een efficiëntere organisatie. Echter, ook kwetsbare inwoners, zoals ouderen, digibeten en inwoners die de Nederlandse taal niet goed spreken, moeten blijvend persoonlijke geholpen worden als het digitaal niet lukt.

Antwoord

Naast de mogelijkheid om digitale dienstverlening af te nemen biedt Cocensus voor alle processen ook een alternatief. Zo worden bij de aanslagen bijvoorbeeld ook fysieke formulieren meegezonden die gebruikt kunnen worden voor het indienen van bezwaar of het aanvragen van kwijtschelding.
Daarnaast is hierbij een belangrijke rol weggelegd voor het Klantcontactcentrum. Inwoners van de gemeente kunnen hier terecht met al hun inhoudelijke vragen en kunnen daar de extra ondersteuning krijgen die gewenst is.

Ook in de bibliotheek van Den Helder wordt er hulp geboden bij het invullen van digitale formulieren, waaronder die voor de kwijtschelding. Zowel in School 7 als in de vestigingen in Nieuw Den Helder en Juliandorp wordt deze digitale ondersteuning verleend.

Vraag 2. Hoe blijven ondernemers goed geïnformeerd?

Antwoord
Ondernemers ontvangen jaarlijks de aanslag voor de onroerend zaakbelasting voor niet-woningen
(eigenaren en gebruikers). In deze aanslag is een bedrag opgenomen voor het Ondernemersfonds. Dit fonds wordt beheerd door de Stichting Ondernemen aan Zee. Ondernemersorganisaties en andere belanghebbenden, zoals stichtingen en verenigingen, kunnen bij deze stichting een financiële bijdrage aanvragen. De stichting toetst of deze aanvragen aansluiten bij de doelen van het fonds. De Stichting Ondernemen aan Zee, maar ook het Ondernemersfonds Den Helder informeren de ondernemers hierover via de hiervoor gebruikelijke kanalen (zoals hun websites, de sociale media en de huis-aan-huisbladen).
 
.Vraag 3. Er is een aantal vragen gesteld in het kader van nieuwe toetreders, en kwaliteitsborging.

1. Hoe wordt erop toezien dat de kosten eerlijk verdeeld worden over de gemeenten. De inwoners van Den Helder mogen niet onevenredig belast worden.
2. Wat zijn de instapvoorwaarden voor nieuwe gemeenten? Zorgt schaalvergroting voor kostenbesparing?
3. Is het mogelijk om een audit of een andersoortige minder kostbaar onderzoek te doen naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van Cocensus? De focus moet liggen op zo laag mogelijke kosten en een hoge kwaliteit. De tijd van onrechtmatigheden en een afgekeurde jaarrekening moet definitief voorbij zijn (EIS).
4. Hoe is een harmonisatie van de belastingen mogelijk zonder onevenredige belasting maar mét kostenbesparing/efficiëntie. Zorgen voor een efficiënte uitvoeringsorganisatie. Is hierbij nog een vrije keuze voor de gemeente(n) mogelijk? Daarnaast moeten de mogelijke bezuinigingen verder getrokken worden dan alleen de harmonisatie van de belastingen. Hoe voorkom je een verhoging van de lastendruk voor de inwoners?

Antwoord

1. Cocensus is een uitvoeringsorganisatie. Zij zorgt ervoor dat alle regels en wetten worden gevolgd. Cocensus voert het beleid uit dat de deelnemende gemeenten hebben vastgelegd in hun belastingverordeningen. Ook voert zij de wettelijke taken uit voor het heffen en innen van de lokale belastingen, inclusief de uitvoering van de Wet WOZ (Waardering Onroerende Zaken).
   Het is voor Cocensus niet mogelijk om op eigen initiatief bepaalde werkzaamheden niet meer uit te voeren. Bij de toetreding van Den Helder is een business case opgesteld waarbij de kosten van Cocensus zijn afgewogen en zijn afgestemd op de werkzaamheden die zijn overgedragen. Daarnaast is sprake geweest van overname van personeel. Van onevenredige belasting van de gemeente Den Helder is dan ook geen sprake.
    
2. Cocensus kijkt bij nieuwe toetredingen altijd of sprake is van zogenaamde natuurlijke partners van de al bestaande deelnemers. Zo is Landsmeer een natuurlijke partnergemeente van Oostzaan en Wormeland. Bij Zandvoort geldt dat voor de gemeente Haarlem. Voordat hiervoor een eventuele offerte wordt afgegeven wordt dit altijd voorgelegd aan het bestuur. Van een inkoopsom bij toetreding is nooit sprake, dat is bij Den Helder ook niet het geval geweest. Wel zijn er altijd eenmalige kosten voor bijvoorbeeld conversie van belastinggegevens en afkoop van eventuele lopende contracten die ten laste komen van de toetredende gemeente. Anders dan bij de toetreding van de gemeente Den Helder wordt het personeel tegenwoordig niet meer automatisch overgenomen. En directe relatie met de bijdrage van huidige deelnemers is daarbij lastig te leggen. Schaalvergroting zorgt voor een meer solide bedrijfsvoering, waarmee de begroting van Cocensus een nog meer bestendig karakter krijgt. Wanneer dit tot besparingen leidt die tot een overschot op de begroting leiden dan wordt dit uiteraard verrekend / in mindering gebracht op de bijdrage van de deelnemende gemeenten.
   Kwaliteitsborging is voor Cocensus uitermate belangrijk. Daarom wordt met toetredende gemeenten al ruim voor de toetreding onderzocht of de kwaliteit van de gegevens voldoet aan de standaarden binnen Cocensus. Hierbij wordt het ‘schoon door de poort’ princ ipe gehanteerd. Bij de conversie wordt vervolgens direct gezorgd voor harmonisatie met de processen van Cocensus.
    
3. Cocensus is vanaf de start ingericht als een organisatie met een accent op beheersing van de uitvoeringskosten. Sinds de start van Cocensus is al meer dan 50% door efficiëntie bespaard. Daarmee zijn de financiële voordelen van schaalvergroting duidelijk. Zo is vanuit de jaarrekeningen 2021 en 2022 samen meer dan 1 miljoen euro uitgekeerd aan de deelnemende gemeenten. In 2023 is om de begroting weer in evenwicht te brengen het volledige loonakkoord en de inrichting van een KCC voor belastingvragen gefinancierd
    
4. binnen de exploitatie van Cocensus, hetgeen per saldo tot een verlichting van de gemeentelijke bijdragen heeft geleid van 10%.
   Ook vanuit landelijke benchmark, zoals bijvoorbeeld de Waarderingskamer, blijkt dat Cocensus goed scoort voor wat betreft de uitvoeringskosten.
   Cocensus controleert haar eigen processen doorlopend op zowel efficiëntie als kwaliteit. Waar mogelijk worden innovatieve middelen onderzocht, waaronder AI, om die efficiëntie en kwaliteit nog verder te vergoten. Daarbij gaat het met name om verplichte registraties waar mogelijk langs automatische weg uit te voeren (robotisering). Een voorbeeld hiervan is het inboeken en al deels ontgrieven van bezwaren. Dit proces zorgt ervoor dat alle bezwaren en bijbehorende redenen overzichtelijk worden gemaakt. Hierdoor kan Cocensus deze informatie efficiënt verwerken en de inhoudelijke behandeling van het bezwaar in gang zetten. Een voorbeeld hiervan is het inboeken en al deels (telefonisch) weerleggen c.q. beantwoorden vanuit de bewaren.
   Een volgende stap is om te onderzoeken wat er op dit vlak gerealiseerd kan worden op het gebied van de verplichte interne controles.
   Cocensus voert uit wat de gemeenteraad heeft vastgesteld. De gemeente heeft daarbij vrije keuze in het vaststellen van het beleid. Daarbij kan wel worden vastgesteld dat politieke keuzes kunnen leiden tot een inefficiëntere en daardoor duurdere belastingheffing. Om verhoging van de belastingdruk te voorkomen zou harmonisatie van verordeningen een rol kunnen spelen.

Cocensus heeft vanuit veel van haar deelnemers een schrijven gehad om actief mee te denken over mogelijke besparingen in het licht van de door het Rijk aangekondigde bezuinigingen in 2026, het jaar dat werd gekenmerkt als het ravijnjaar. In dat kader biedt het combineren van BAG (Basisregistratie Adressen en Gebouwen), BGT (Basisregistratie Grootschalige Topografie) en WOZ taken bij Cocensus nog steeds een mogelijkheid om financiële voordelen te realiseren.

Bundelen van krachten leidt tot efficiencybesparing in algemene zin en biedt ook mogelijkheden om de Wet WOZ bij Cocensus efficiënter uit te voeren; daarnaast vermindert het kwetsbaarheden en kan het bijdragen aan een kwaliteitsimpuls.

Of dit kansrijk is, zal aan de wensen en medewerking van de deelnemende gemeenten liggen.

Vraag 4. Precario staat in de Kadernota aangevinkt als product van Den Helder, maar we hebben geen precariobelasting.

Antwoord:
In de Gemeenschappelijke Regeling en de dienstverleningsovereenkomst met Cocensus staat de precariobelasting wél opgenomen en daarom wordt deze door Cocensus ook opgenomen in de kadernota. Dat de raad besloten heeft dat we geen precariorechten meer in rekening brengen doet niets af aan de overeenkomst. Bij de eerstvolgende aanpassing van de Gemeenschappelijke Regeling wordt dit aangepast.

Vraag 5. BI-tools: in hoeverre worden de data veilig opgeslagen? Heeft Cocensus een veiligheidsfunctionaris/functionaris gegevensbescherming? Implementatie brengt risico’s en inrichtingskosten met zich mee en is complex. Voorkomen dat er suboptimaal gebruik van wordt gemaakt door gebrek aan kennis. Onbetrouwbare rapporten kunnen uiteindelijk voor extra kosten zorgen. Deze zorgen worden meegegeven aan de wethouder. Het is essentieel dat Cocensus hier aandacht aan besteed en dit evalueert voor de toegevoegde waarde ervan.

Antwoord:
Veiligheid van de data en gegevens is van essentieel belang voor de bedrijfsvoering van Cocensus en heeft dan ook de grootst mogelijke aandacht. Bij Cocensus is de volledige BIO (Baseline Informatiebeveiliging Overheid) vastgesteld en geïmplementeerd, waarin het beveiligingsbeleid in de breedste zin van het woord is vastgelegd en (extern) ge-audit wordt.
 
Beveiliging wordt onder meer getoetst door audits en penetratietesten. Cocensus heeft zowel een CISO (Chief Information Security Officer) als Functionaris Gegevensbescherming in dienst.

BI-tools betreft verdieping van het (interne) bevragen van de data ter sturing van de werkprocessen. Dit gebeurt gelijkmatige en gecontroleerd waarbij bij maken van de rapportages kruiscontroles worden uitgevoerd om te controleren of de rapportages aansluiten. Evaluatie van de toegevoegde waarde wordt meegenomen in dit proces. Het toepassen van BI-tools is immers geen doel op zichzelf.

Vraag 6. Is er een stijgende of dalende lijn in de schuldhulp te verwachten? Anders gesteld: is er een toename of afname van het aantal kwijtscheldingen en dit in relatie tot kosten van aanmaningen en de deurwaarder.

Antwoord:
Over het te verwachten aantal kwijtscheldingsverzoeken en het bedrag aan kwijtschelding wordt door Cocensus drie keer per jaar gerapporteerd door middel van de voortgangsrapportages. Op basis van de eerste rapportage van dit jaar (stand van 1 april 2025) is het aantal kwijtscheldingsverzoeken dit jaar 7% lager dan vorig jaar in dezelfde periode. Cocensus meldt in de tweede voortgangsrapportage (stand 1 juli 2025) dat dit percentage niet gewijzigd is.

Vraag 7. De raad wil tijdig (tussentijds) op de hoogte gebracht worden van (veel) hogere loonkosten en andere kosten.

Antwoord:
In de Gemeenschappelijk Regeling is opgenomen dat wijzigingen hoger dan 5% van de jaarlijkse totale exploitatielasten moeten worden voorgelegd. Daarnaast wordt het bestuur en de ambtelijk opdrachtgever tussentijds op de hoogte gebracht van alle wijzigingen in de begroting en/of risico’s in de exploitatie, zowel door middel van de Bestuursrapportage die drie keer per jaar wordt aangeleverd, als bij eventuele begrotingswijzigingen. Wanneer er sprake is van wijzigingen groter dan 5% zal de gemeenteraad hierover geïnformeerd worden via een raadsinformatiebrief.

Den Helder, 2 september 2025.

Met vriendelijke groet,
Burgemeester en Wethouders van Den Helder,

J.A. (Jan) de Boer MSc.
burgemeester

K. (Koen) van Veen
secretaris