354096 RIB Voortgangsverslag KPI's Informatiebeheer 2025

Aan de leden van de gemeenteraad.

De directeur-archivaris van de gemeenschappelijke regeling RHC Alkmaar houdt toezicht op informatiebeheer bij de gemeente Den Helder. Jaarlijks doet de archivaris (conform artikel 2 van de ‘Archiefverordening gemeente Den Helder 2023’) verslag aan het college van B&W over het gedane toezicht, dat door de archiefinspecteur van het Regionaal Archief Alkmaar (RAA) wordt uitgevoerd.

Het bijgevoegde ‘Voortgangsverslag KPI’s Informatiebeheer 2025 Gemeente Den Helder’ is gebaseerd op de Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s) zoals die zijn opgesteld door de VNG. De KPI’s omvatten acht indicatoren die een beeld geven van de kwaliteit van de informatiehuishouding en in hoeverre de gemeente Den Helder aan de eisen uit archiefwet- en regelgeving voldoet.

De algehele conclusie is als volgt: ” De gemeente Den Helder voldoet in ruim voldoende mate aan de wettelijke eisen. Ten opzichte van vorig jaar boekt de gemeente vooruitgang in de praktijk. Zij zet belangrijke stappen om de kwaliteit van de informatiehuishouding structureel te verbeteren”.

De gemeente werkt aan de kwaliteit van haar informatiehuishouding en beschikt over een toetsbaar kwaliteitssysteem. Het gebruik van dit kwaliteitssysteem draagt bij aan de cyclische verbetering van het informatiebeheer.

Vorig jaar werd er hard gewerkt aan de drie projecten, namelijk de uitfasering van het Documentair Managementsysteem Corsa, het uitfaseren van het zaaksysteem InProces en het implementeren van een nieuw zaaksysteem. Deze projecten zijn nu afgerond.

Dit jaar zijn veel te bewaren fysieke archieven overgedragen aan RAA. Momenteel wordt er aandacht besteed aan het overdragen van digitale archieven naar het e-depot.